A poszt előzményében arról írtam, hogy 30 napos kihívásokat szeretnék megvalósítani, amelynek egyik fázisa a határidő naplóba történő heti és napi tervezési fázis. Ez egy teljesen jó módszer több helyről hallottam és több megvalósítását is láttam már, de ez csak a jéghegy csúcsa. Beszéljünk arról, hogy mi van a víz felszíne alatt, mivel lehet még eredményesebbé tenni a tervezést és hogyan lehet nyomon követni a 30 napos kihívásokat.
Három technikám van még a határidő naplós lehetőségen kívül, amellyel bonyolítani tudom a dolgokat, de jobban belegondolva a többlet feladat hosszútávon időt spórol és lélekben erősít.

Lélekben erősít?

A kérdés jó, mert miért erősíteni az, ha egy feladatot mindenféle felületek és platformokon adminisztrálni kell. A kézzel írt tervek – határidő napló – jobban megragad, ráadásul elvégzés után pipálható és értékelhető is. És mennyivel jobb érzés nap végén látni, hogy a 10 feladatból, mind a 10 pipálva lett. Hát nem jó érzés? De nagyon is. Azt viszont nem kell kudarcnak tekinteni, ha nem minden feladat készül el vagy nem minden feladat sikeres. Hosszú ideig kell gyakorolni – minimum 30 napig – hogy a napi tervezésnél csak annyi feladatot vegyünk fel, amennyit el tudunk végezni.

3 módszer a határidőnapló mellet

Úgy gondolom, hogy ha több helyre kell adminisztrálni azzal ténylegesen időt veszítek, de azzal még többet, ha terv nélkül vágok bele valamilyen feladatba. Ekkor általában újra és újra elölről kell kezdeni a munkát, míg tervezés esetén csak pipálni a listát.

ScrumBan board

Mágneses táblára ragasztott, postitre írt feladatok rendszerezésére szolgáló speciális módszertan (a módszer részletezése következő posztban).

4 állapotot használok:

1. BackLog: ebbe a listába kerül az összes feladat, amelyet el akarok végezni. Az elvégzendő feladatok prioritási sorrendben helyezkednek el. A sorrend változtatható (nincs maximalizálva a cetlik száma)
2. To Do: ebbe a listába kerülnek azok a feladatok, amelyeket el akarok végezni az adott időszakban (maximum 12 cetli lehet ebben az oszlopban)
3. Doing: folyamatban lévő feladatok (maximum 6 cetli lehet ebben az oszlopban)
   Ebben az oszloban alul létrehoztam egy extra rész, ahova a folyamatosan aktív feladatok kerülnek pl. bejegyzés írás.
4. Done: elkészült feladatok, két részre osztva: sikeres és sikertelen megvalósítása

Ahogy a képen is látjátok, hogy nem kellett költségekbe vernem magam, hogy olcsó – ingyenes – de használható táblát alakítsak ki magamnak. Van már lehetőség mágneses falfestésre, egyedi tábla vásárlásra is, de mindig szem előtt kell tartani, hogy mindig a saját gyártású vagy józan paraszti eszet kívánó megoldások is pontosan megfelelnek a célnak.

Trello.com

Digitális leképezése a ScrumbBan boadrnak. Mivel online elérhető szolgáltatás, ezért nem csak a szobámból szerkeszthetem.

Továbbá korlátlanul bővíthető oszlopszámú, ezért itt kicsit máshogy rendeztem el az oszlopaimat:

1. BackLog: nincs változás, minden feladat fel van töltve
2. Állandó: minden olyan feladat, amely nem egyszeri megvalósítást igényel.
3. Hétfő-Vasárnap: minden napot külön szerkeszthető listában vezetek. Minden nap vannak feladatok, amelyeket el kell végezni, így ezek a cetlik minden helyen szerepelnek pl. FB posztolás, napi tervezés

További előnye az alkalmazásnak, hogy az egyes feladatokon belül is létre lehet hozni checklistát, amelyek teljesítés közben jelzik, hogy az aktuális feladat milyen státuszban van.

Ha többen dolgozunk együtt, akkor a boardok megosztható munkatársainkkal. Minden cetlihez hozzá lehet rendelni felelős(öke)t, vagy követni a változásokat, amelyről értesítés érkezik. Valamint be lehet állítani határidőket, amelyekről szintén kapunk visszajelzést.

Google Naptár

A rendszerbe beiktattam egy másik online eszközt is, ahova szinkronizálni tudom a fontosabb eseményeket és a napi feladatokat tudom betervezni. Egyben láthatom a napjaimat és a napi rutin kialakításához is nagyban hozzájárul. Érdemes ezt is rendszeresen vezetni: a fontos eseményeket azonnal be kell vezetni, a rendszeresen ismétlődőket felvinni. Ami ezek után marad az a szabadon felhasználható idő. Eddig a rendszer teszt fázisban van, de pozitív eredményeket produkál.

Nagy előnye, hogy integrálható más rendszerekbe, illetve visszajelzést is küld a közelgő eseményekről.